Juan Antonio del Río Ortega | 5 marzo 2014 | Comentarios (0)
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¿Es el acta de constitución de proyecto un documento exclusivo de proyectos de gran envergadura dirigidos por metodologías tradicionales? ¿Merece la pena desarrollar un acta de constitución de proyectos en aquellos gestionados por metodologías ágiles?

Los proyectos ágiles valoran las personas por encima de los procesos y se decantan por la comunicación verbal en vez de la comunicación en papel. En el lado contrario, muchas metodologías tradicionales requieren detallados documentos al inicio del proyecto, necesarios para obtener financiación, dotando de autoridad al Director de proyecto para comenzar con los trabajos.

Teniendo en cuenta todo esto, ¿qué debería contener un acta de constitución de proyecto ágil? Michael Lant afirma que “muchos proyectos comienzan sin una declaración concisa de lo que significaría la consecución del éxito”.

Los proyectos de gran envergadura suelen tener más recursos en la gestión de proyectos y por tanto más facilidad para generar y controlar este tipo de documentos, sin embargo los proyectos más pequeños, tienden a pasar por alto las actas de proyecto, y en las ocasiones que generan el acta , rara vez (o casi nunca) suele ser una referencia.

Un acta de constitución de proyecto ágil no debe tener más de una o dos carillas de largo y cuyo propósito es solamente proporcionar una definición clara y concisa de lo que consideramos el éxito para ese proyecto. Se trata del documento más importante que se va a crear durante el proyecto y es esencial que todos los interesados participen en su creación. Equilibra intenciones, alinea las partes interesadas y proporciona una definición consensuada de lo que parece el éxito.

Aunque se trate de un documento de tan solo un par de carillas, puede ser todo un reto de trabajo para elaborar un documento eficaz. Debemos dedicarle, al menos, un par de horas, e incluso para un proyecto pequeño, podría llevarnos incluso un día completo. Su contenido debe ser acordado y consensuado entre las partes interesadas, pero todo esto es un tiempo bien empleado, y puede ahorrarnos interminables días o semanas de revisiones para realinear el proyecto.

Elementos Clave

Un acta de constitución de proyecto de estas características debe contener al menos estos tres elementos clave:

  • Visión: La visión define el “por qué” del proyecto. Este es el propósito más elevado , o la razón de la existencia del proyecto .
  • Misión : Este es el “qué” del proyecto y se declara lo que se hará en el proyecto para lograr su propósito más elevado.
  • Criterios de éxito : Los criterios de éxito son las pruebas que nos permiten chequear un producto/servicio fuera de la solución en sí misma.

John Shook habla en un artículo en MIT – Sloan Management Review del valor del informe de una página A3. El A3 (llamado así por el tamaño de la hoja de papel tamaño A3, aproximadamente lo mismo que dos carillas de un A4) es una técnica utilizada en Toyota para reducir la esencia de un problema a lo que puede caber en una sola hoja A3.

“1. Establish the business context and importance of a specific problem or issue
2. Describe the current conditions of the problem
3. Identify the desired outcome
4. Analyze the situation to establish causality
5. Propose countermeasures
6. Prescribe an action plan for getting it done
7. Map out the follow up process”

Si bien el informe A3 descrito por Shook no contiene todos los elementos de un acta de proyecto, la técnica proporciona una herramienta sencilla para concentrar el foco de todo el equipo en una clara declaración de cuál es el problema que hay que resolver y lo que la solución tiene que entregar.

Por último y para finalizar Allan Kelly proporciona una plantilla para un informe A3 que puede ser de mucha ayuda en el desarrollo de este documento.

Espero que haya sido de ayuda, cualquier duda o aportación pueden dejar su comentario.

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